La pandemia del coronavirus, las restricciones en la movilidad y el teletrabajo han sido los principales desencadenates que han favorecido la implantación de forma contundente y definitiva de la firma digital en España.
La tecnología al servicio de la sociedad permite aumentar la comodidad y la agilidad sobre cualquier tipo de transacción. Una realidad que ha sido fundamental para que la firma digital se imponga en la inmensa mayoría de las transacciones y presentación de documentos oficiales. Aunque ya hacía tiempo que este tipo de firma estaba disponible, los últimos acontecimientos relacionados con la crisis sanitaria han influido notablemente en el avance del uso la digitalización de la firma y que este se haya acelerado de forma exponencial. Los motivos principales han sido las restricciones en la movilida, así como el desarrollo y expansión del teletrabajo. Situaciones que han hecho necesario que, tanto a nivel particular como laboral, se haya tenido que hacer uso, en alguna ocasión, de este tipo de procedimiento digital a distancia.
En la actualidad, se puede decir que la firma digital en España, tanto para personas como empresas, es ya una realidad asentada. Este proceso de firmar con certificado digital o sello electrónico está condicionado a dos cosas: disponer tanto de un certificado oficial como de una herramienta digital para firmar virtualmente un documento. En este sentido, cabe destacar a Gosign como uno de los servicios de calidad para las firmas digitales que se localizan en el sector, formando parte de la reconocida empresa Camerfirma.
Adaptación de las empresas en época de pandemia
El número de empresas que han tenido que adoptar la firma electrónica en sus procedimientos de trabajo ha aumentando de forma rápida y significativa. Según IDG (Irternational Data Group), España es el país de Europa con una mayor presencia de la firma electrónica, con una participación del 83% y se espera que, a corto plazo, alcance el 90%.
Al estar ya plenamente implantado este sistema de autentificación, lo que buscan ahora las compañías es alcanzar una mayor integración de la firma electrónica en sus procesos, ya que piensan que la experiencia de los usuarios no es del todo sarisfactoria. Es ahí donde se enfocan sus respectivas líneas de trabajo.
Cómo funciona la firma digital
Hasta hace poco tiempo la única forma de demostrar la autenticidad de un documento era con un sello oficial o la firma de puño y letra. Sin embargo, con la implantación de las nuevas tecnologías, ha llegado la firma electrónica, que se regula en España con la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, que en su artículo 3.1 la define así:
La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
Las funciones de la firma electrónica son tres: identificar al firmante de forma inequívoca, asegurar la integridad del documento firmado y garantizar el no repudio, es decir, que el firmante no podrá decir después que no ha firmado ese documento. Este tipo de operación nació para responder a las necesidades de las transacciones llevadas a cabo en internet.
El servicio de Camerfirma
Camerfirma es una de las empresas que ofrece este servicio de forma profesional y especializada. Para ello han creado el sistema Gosign, que consigue que se cumplan todos estos requisitos para que la firma digital sea válida y pueda demostrarse su autenticidad. Ofrecen una fórmula fácil para darle validez legal a los documentos, con firmas digitales ilimitadas. Los interesados podrán enviar documentos que se firmarán al momento y sin complicaciones. Se trata de un procedimiento rápido, eficaz y seguro.
Una de las grandes ventajas que ofrece este servicio es que la otra parte que recibe el documento a firmar no necesitará tener instalado nada, solo firmar con el dedo o ratón. Estará disponible para que realice la firma desde cualquier dispositivo y formato (PDF, XML o P7M).
El sistema Gosign, diseñado por la conocida empresa Camerfirma, permite enviar conjuntos de documentos y distintas firmas digitales en un único proceso.
Casos de uso de la firma digital
Son muchas las operaciones que se pueden llevar a cabo con la firma digital. Desde contratos, hasta órdenes, presupuestos, ofertas y formularios… e incluso facturas a declaraciones administrativas, mandatos, delegaciones o proyectos. Dentro de la organización empresarial, estas son sus principales aplicaciones.
1. Procesos de aprobación interna
Se puede utilizar la firma digital dentro de una organización para aprobar, mediante autorización interna, a lo largo de la cadena de valor y desde diferentes lugares, integradas con los sistemas de la empresa.
2. Negocios a empleados
Del mismo, se utiliza este proceso de digitalización para hacer oficial de forma electrónica la contratación de empleados y mejorar la gestión de recursos humanos dentro de la compañía.
3. Negocios a consumidores
Las empresas también aplican la firma electrónica en el proceso de digitalización de las interacciones con sus clientes: desde la adquisición de perspectivas hasta la contratación a distancia y la gestión de contratos vía online.
4. De empresa a empresa
Del mismo modo, se hace necesaria la firma electronica para avanzar en la digitalización de los procesos de adquisición y gestión de contratos con proveedores y asociados.
Israel Guerra
