La llegada de Veri*factu está cambiando la forma en que las empresas deben emitir y gestionar sus facturas en España. Ya no basta con “tener un programa de facturación”: el software debe cumplir una serie de requisitos técnicos y funcionales orientados a garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de la información. El objetivo es claro: evitar manipulaciones, mejorar el control y facilitar que la Agencia Tributaria pueda verificar las facturas de forma fiable.
En este contexto, elegir bien el sistema de facturación es una decisión estratégica. Un software compatible con Veri*factu no solo reduce el riesgo de incumplimiento, sino que también mejora procesos internos: evita errores, acelera aprobaciones y aporta visibilidad sobre el ciclo de vida de cada factura. Por eso, muchas empresas están revisando sus herramientas actuales o planteándose una migración a soluciones más robustas.
Además, cada vez es más común que el debate esté ligado al ERP y a la integración con Microsoft: por ejemplo, las empresas que trabajan con Verifactu Business Central necesitan asegurar que su ecosistema de facturación (ERP, módulos, conectores y flujos) cumple con los requisitos, mantiene trazabilidad y permite generar registros de manera correcta sin fricciones operativas.
En este artículo verás, de forma práctica, qué características debe tener un software para ser compatible con Veri*factu, qué señales indican que una herramienta “no cumple” y qué aspectos conviene validar antes de elegir proveedor.
Un software compatible con Veri*factu es aquel que puede emitir facturas y generar los registros de facturación cumpliendo las exigencias del reglamento de sistemas informáticos de facturación. Esto implica que el programa incorpora mecanismos técnicos concretos para que los datos no puedan alterarse sin dejar rastro, que los registros sigan una secuencia coherente y que se puedan aportar evidencias verificables de lo emitido.
La compatibilidad no es un “sello” comercial: se demuestra con funcionalidades reales como control de cambios, seguridad, registro de acciones y capacidad de generar la información requerida.
Uno de los pilares de Veri*factu es que las facturas y sus registros asociados deben ser íntegros y no manipulables. El software debe impedir que se modifiquen o eliminen registros de manera discreta. Si una factura se emitió con error, no se “borra”; se corrige con los mecanismos previstos, manteniendo siempre el rastro del original.
En la práctica, esto exige un sistema que proteja el dato y evite ediciones retroactivas. No es solo un tema legal: si se puede modificar una factura sin trazabilidad, se pierde control interno y aumenta el riesgo de fraude o errores contables.
El software debe permitir reconstruir el ciclo de vida de cada factura: cuándo se generó, en qué orden, qué datos contenía, si se rectificó, quién realizó acciones relevantes y cómo se enlazan los registros entre sí. Esta trazabilidad es esencial porque permite demostrar que el proceso es coherente y que no hay huecos o manipulaciones.
Un buen sistema guarda evidencias técnicas de cada evento y las mantiene accesibles para revisiones internas y auditorías. Cuanta más actividad tenga tu empresa, más importante se vuelve esta trazabilidad para evitar caos y discusiones.
Un requisito técnico clave es el uso de una huella digital o mecanismo equivalente (hash) para encadenar los registros de facturación. La idea es que cada registro queda vinculado al anterior, de forma que cualquier modificación posterior sería detectable.
Aunque el usuario no suele “ver” esta huella, debe existir a nivel de sistema y el proveedor debería poder explicar cómo se genera, dónde se guarda y cómo garantiza que el historial sea coherente e inalterable.
El software debe generar facturas que incluyan elementos verificables y consistentes. Esto implica incorporar información que permita comprobar que esa factura corresponde a un registro válido y que fue emitida siguiendo el proceso correcto.
Además, el sistema debe generar siempre la información mínima necesaria en cada factura: datos del emisor y receptor, detalle de conceptos, importes, impuestos, fecha, serie o identificadores internos, y cualquier elemento requerido para validar la trazabilidad.
Veri*factu no se limita a emitir una factura en PDF. El software debe generar registros de facturación asociados, con un formato consistente, y conservarlos de manera segura. La conservación debe garantizar disponibilidad, integridad y accesibilidad durante el tiempo requerido.
Aquí conviene fijarse en dos cosas: cómo se almacenan los registros (y si son exportables) y qué medidas existen para evitar pérdida de información o borrados accidentales.
Una parte relevante del modelo Veri*factu es la capacidad de remitir registros a la Agencia Tributaria en la modalidad prevista. Un software compatible debe poder gestionar ese envío de forma ordenada o, al menos, estar preparado para operar bajo esa lógica sin romper el proceso de facturación.
Esto es especialmente importante para empresas con gran volumen: si el sistema no soporta bien este flujo, el proceso se vuelve lento, aparece fricción operativa y se incrementan incidencias.
Un punto crítico es cómo se corrigen errores. Un sistema compatible no debería permitir “editar” una factura emitida como si nada. Debe existir una gestión correcta de rectificación: emitir documentos rectificativos, mantener el vínculo entre factura original y corrección y conservar el historial.
Si tu software permite borrar facturas, cambiar importes ya emitidos sin registro de cambios o reescribir datos sin rastro, estás ante una señal de riesgo importante.
La compatibilidad también se construye con seguridad. El sistema debe permitir gestionar usuarios con permisos, roles, límites y control de acciones. Esto reduce riesgos internos y evita que cualquier persona pueda alterar procesos o aprobar facturas fuera de política.
Además, es recomendable que exista un historial de acciones claro: quién aprobó, quién emitió, quién modificó datos maestros, quién gestionó rectificativas, etc. En empresas medianas o grandes, esto marca una diferencia enorme.
Más allá de la trazabilidad de la factura, el software debe registrar acciones internas: cambios de datos, modificaciones en reglas, ajustes de configuraciones, altas y bajas de proveedores, etc. Esto es clave para auditoría y para demostrar control ante revisiones.
Este punto suele olvidarse cuando se elige un software por interfaz o precio, pero es uno de los que más problemas genera a futuro si no existe un buen sistema de logs.
Un elemento práctico pero crucial es que el proveedor ofrezca documentación clara sobre cómo cumple y un soporte que asegure actualizaciones. Veri*factu implica requisitos técnicos que pueden evolucionar, y un software sin mantenimiento activo puede quedarse atrás.
Lo recomendable es validar que el proveedor tiene un plan de actualizaciones, soporte y capacidad de acompañar a la empresa si hay auditoría o necesidad de justificar el funcionamiento del sistema.
Hay señales claras: si permite borrar facturas sin rastro, editar documentos emitidos libremente, no guarda historial de cambios, no permite exportar registros o el proveedor no puede explicar cómo gestiona trazabilidad e integridad, es probable que no esté alineado con lo que exige Veri*factu.
También es una mala señal si el sistema depende de procesos paralelos manuales para “cumplir”, porque eso suele fallar en cuanto el volumen crece o hay rotación de personal.
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